Apa Itu HRIS? Kenali Fungsi dan Manfaatnya untuk Bisnis

Memasuki era digital, manajemen SDM udah nggak mungkin dilakukan secara manual. Alasannya beragam, mulai dari data karyawan tercecer, administrasi lambat, sampai sulitnya memantau performa. Itu kenapa kini 98% bisnis mempertimbangkan buat memakai sistem HRIS.^[1] Tapi Buddies, tahukah kamu apa itu HRIS?

Singkatnya, HRIS adalah Human Resource Information System, sistem penting buat para HR. Perannya sangat signifikan buat pengelolaan data karyawan di era modern. Sistem akan mengelolanya secara otomatis, jadi udah nggak perlu pendataan manual lagi dan bisa menghemat waktu serta tenaga HR.

Buat kamu yang penasaran soal apa itu HRIS dan contohnya, semuanya bakal dibahas secara lengkap di sini. Temukan penjelasan lebih jauh soal definisi, contoh, cara kerja, benefit, jenis-jenis, sampai tantangan saat mengimplementasikan HRIS! 

Apa Itu HRIS (Human Resource Information System)?

Kamu pasti sudah punya gambaran soal apa itu HRIS (Human Resource Information System) berdasarkan penjelasan di atas. Istilah ini merujuk pada sistem berbasis teknologi komputerisasi yang dapat membantu perusahaan mengelola data, aktivitas, dan proses HR secara otomatis.

Ada beberapa komponen utama dalam aplikasi ini. Komponen yang paling umum adalah:

• Database karyawan, berisi data diri semua karyawan yang terdaftar di perusahaan. 
• Absensi, untuk mengetahui apakah karyawan hadir atau absen di hari tertentu. 
• Payroll, untuk mengurus pembayaran gaji karyawan. 
• Performance management, untuk melihat dan mengelola kinerja karyawan, apakah sudah memenuhi KPI atau belum. 
• Rekrutmen, untuk mengelola pencarian karyawan baru. 

Dengan aplikasi HRIS, perusahaan bisa mengelola data karyawan dan gaji hanya lewat satu dashboard saja. Jadi, udah nggak perlu dokumen manual lagi. Prosesnya jauh lebih cepat dan nggak perlu buang-buang kertas.

Cara Kerja HRIS: Bagaimana Sistem Ini Membantu Tim HR

Lalu kira-kira, bagaimana cara menggunakan HRIS? Ternyata, kamu cuma perlu input data saja. Proses pengolahan data dan output-nya sudah otomatis. Proses input data tersebut bisa kamu lakukan di dashboard.

Ada banyak jenis data yang bisa kamu temukan di aplikasi ini, mulai dari absensi, cuti, payroll, hingga laporan kinerja ada di satu platform yang sama. Kamu bisa mengaksesnya secara online karena aplikasi ini merupakan web-based application. Jadi, cocok juga buat perusahaan hybrid atau remote.

Contohnya kamu ingin mengajukan cuti minggu depan. Kamu bisa login ke aplikasi ini dan mengakses menu “Izin Cuti” dari dashboard. Pada menu ini, kamu bisa melihat jatah cuti dan kolom khusus untuk mengajukan cuti. Jika cuti sudah disetujui atasan, notifikasinya juga akan muncul di sini.

Benefit Menggunakan HRIS untuk Perusahaan

Ada beberapa benefit menggunakan HRIS untuk perusahaan yang wajib kamu tahu, yaitu:

1. Efisiensi Waktu & Biaya

Aplikasi ini bisa mengurangi proses manual yang repetitif. Hasilnya, tim HR bisa fokus pada strategi dan pengembangan SDM, bukan sekadar mengurus administrasi. Menurut hasil survei PwC, 43% pemimpin perusahaan setuju kalau teknologi ini bisa meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.^[2]

2. Data Terpusat dan Mudah Diakses

Aplikasi ini juga punya sistem yang terintegrasi, jadi semua data tersimpan di satu sistem. Sebagian besar berupa cloud-based yang super aman. Hal ini bisa memudahkan proses analisis dan pengambilan keputusan berbasis data (data-driven).

3. Akurasi Tinggi

Perlu diakui jika pengelolaan data secara manual sangat rentan human error. Sistem otomatisasi ala aplikasi ini bisa meminimalkan kesalahan, entah itu pada data gaji, absensi, cuti, dan lain-lain. 

4. Meningkatkan Transparansi dan Komunikasi

Selama kamu memiliki akun untuk login ke dalam aplikasi, kamu bisa melihat semua data terkait proses HR di sana. Karyawan juga dapat mengakses informasi soal diri sendiri (self-service). Jadi, bisa membangun budaya kerja yang lebih transparan serta membangun komunikasi yang lebih sehat.

5. Skalabilitas

Pemilik perusahaan kecil hingga enterprise bisa menyesuaikan sistem HRIS sesuai kebutuhan. Kamu bisa memilih fitur-fitur apa saja yang ada di dalamnya dan fitur-fitur apa saja yang tidak diperlukan.

Jenis-Jenis HRIS Berdasarkan Kebutuhan Perusahaan

Meski punya banyak manfaat, tapi tahukah kamu kalau hampir 1 dari 4 perusahaan melaporkan bahwa implementasi HRIS mereka gagal memenuhi ekspektasi?^[3] 

Salah satu alasannya karena salah memilih, mengingat ada banyak jenis-jenisnya, yaitu:

• Operational HRIS: fokus pada administrasi dasar (absensi, payroll, data karyawan).
• Tactical HRIS: mendukung pengambilan keputusan HR (training, recruitment, performance).
• Strategic HRIS: integrasi HR dengan strategi bisnis jangka panjang.

Jika kamu pemilik UMKM, bisa mulai dari yang basic dulu. Lalu, kamu bisa mengembangkan penggunaannya seiring dengan pertumbuhan skala bisnis.

Tantangan dalam Implementasi HRIS

Selain karena pemilihan jenis HRIS yang kurang tepat, penerapannya juga bisa gagal karena:

• Resistensi dari tim HR atau karyawan yang belum terbiasa.
• Integrasi dengan sistem lama.
• Kebutuhan pelatihan awal dan maintenance.

Meskipun ada banyak tantangan, namun kamu tetap wajib mempertimbangkan HRIS. Pasalnya, aplikasi ini bukan sekadar software, tapi fondasi efisiensi SDM di era digital. Aplikasi ini bisa membantu bisnis lebih produktif, terorganisir, dan siap tumbuh.

Jadi, setelah tahu apa itu HRIS dan betapa penting eksistensinya dalam bisnis, apakah kamu siap untuk mulai menerapkannya. Jika iya, layanan IT Solutions di BDD boleh dicoba. BDD paham bahwa setiap bisnis punya tantangan TI yang unik. Jadi, kamu bisa menemukan HRIS, CRM tools, dan solusi custom lainnya di sini!