Micro-Communication: Cara Kecil yang Bikin Workflow di Agency Lebih Lancar

Di tengah ritme kerja digital agency yang serba cepat, deadline berlapis, proyek berjalan paralel, micro-communication adalah hal yang penting untuk diperhatikan. Karena melalui komunikasi kecil inilah alur kerja bisa tetap rapi, jelas, dan bergerak tanpa hambatan. 

Dan ini sudah terbukti Buddies! Riset mengatakan 86% karyawan dan eksekutif setuju kegagalan di workplace terjadi karena masalah komunikasi yang kurang efektif. Bukan karena kurangnya kompetensi tim atau skill.^[1][2] Contohnya chat tanpa konteks, pesan ambigu, atau update yang datang terlambat. 

Lalu, apa micro-communication itu, dan bagaimana cara menerapkannya agar tim bisa bekerja lebih efektif? Yuk, kita bahas lebih lanjut, buddies.

Apa Itu Micro-Communication dan Kenapa Penting?

Komunikasi mikro adalah bentuk-bentuk komunikasi kecil yang terjadi terus-menerus dalam aktivitas kerja sehari-hari, terutama di lingkungan kerja modern yang serba digital.

Wujudnya bisa sangat beragam: chat singkat di platform internal, mention nama rekan kerja agar konteksnya jelas, catatan ringkas di task management tool, hingga reaction emoji yang menandakan persetujuan, urgensi, atau kebutuhan revisi. 

Kenapa micro-communication ini penting kamu perhatikan? Karena Pengaruhnya terhadap workflow cukup signifikan. Satu pesan “singkat” yang disampaikan dengan jelas dan tepat konteks dapat mempercepat proses revisi, membantu keputusan diambil lebih cepat, serta menjaga eksekusi tetap on track. 

Dalam tim lintas fungsi, seperti creative, account, strategy, dan media, micro-communication bisa mencegah setiap tim bekerja berdasarkan asumsi masing-masing, yang pada akhirnya membuat kolaborasi terasa tidak sinkron dan hasil kerja kurang optimal.

Contoh Praktik Micro-Communication yang Membantu Workflow

Bagaimana cara menerapkan micro-communication yang baik dan optimal dalam membantu menciptakan alur kerja yang lebih jelas dan terorganisir dengan baik?

1. Beri Konteks Singkat di Setiap Pesan

Pernah menerima pesan terusan dari klien yang isinya hanya, “Revisi ya”? Situasi seperti ini sering menimbulkan kebingungan.

Karena itu, penting untuk selalu menyertakan alasan (kenapa) dan tujuan (untuk apa) dalam satu pesan yang utuh agar tidak menimbulkan interpretasi yang berbeda-beda.

Coba bandingkan contoh komunikasi mikro yang buruk dan baik ini:

• “Tolong cek slide 5”
• “Tolong cek slide 5, sepertinya ada typo di bagian headline harga dan perlu dicegah sebelum materi dikirim ke klien.” 

Pesan kedua memberikan konteks yang jelas sejak awal. Dampaknya, penerima pesan tidak perlu menebak-nebak maksudnya, respon bisa lebih cepat, dan kualitas output tetap terjaga karena fokus perbaikannya sudah ditentukan dengan jelas.

2. Tulis Permintaan yang Jelas dan Actionable

Otak manusia itu bukan mesin tebak-tebakan. Karena itu, untuk menghindari miskom setiap pesan permintaan sebaiknya kamu tulis dengan jelas dan actionable. 

Artinya pesan harus kamu sampaikan dengan cara yang memungkinkan penerimanya langsung mengambil tindakan, tanpa perlu menebak maksudnya atau balik bertanya. 

Masukan tiga hal dasar ini: apa yang perlu dikerjakan, kapan tenggat waktunya, dan output seperti apa yang diharapkan. Ketika ketiga elemen ini ada dalam satu pesan, alur kerja jadi lebih efisien karena semua orang punya pemahaman yang sama sejak awal.

Contoh yang tidak jelas dan tidak actionable:

“Tolong dicek ya.”

(Penerima pesan masih harus menebak: cek apa, untuk project mana, kapan selesainya?)

Contoh yang jelas dan actionable:

“Tolong cek desain feed project Brand A hari ini sebelum jam 4 sore, fokus ke warna dan typo, untuk dikirim ke klien.”

3. Follow-Up yang Tepat dan Tidak Mengganggu

Banyak yang bertanya, apa itu micro skills of communication? Salah satunya adalah kemampuan sensing atau kepekaan emosional saat melakukan follow-up. Kamu perlu membaca situasi, mood, dan urgensi sebelum mengirim pesan lanjutan.

Hindari ping berkali-kali tanpa isi “P, P, P” atau teks yang terlalu menekan. Sebaliknya, gunakan kata-kata yang jelas, sopan, dan langsung ke inti. 

Contohnya, “Halo, bump sedikit untuk approval materi A ya, soalnya mau naik cetak jam 5 sore.” Di sini, penerima pesan tahu apa yang dimaksud, urgensinya, dan merasa dibantu untuk mengingat, bukan ditekan.

4. Hindari Broadcast yang Membingungkan

Hindari menyampaikan broadcast yang tidak lengkap dan terpotong-potong. Buat satu pesan yang lengkap sejak awal, mencakup konteks, permintaan, dan next step, sehingga penerima tidak perlu menyusun ulang informasi dari berbagai chat. 

Contoh yang jelas dan efektif:

Info untuk tim creative dan account: ada revisi dari klien untuk Project

Brand A.

Scope: caption IG dan visual feed

Deadline baru: hari ini pukul 17.00

PIC: @Nama

Mohon disesuaikan dan update progress

Dengan micro messaging yang terstruktur seperti ini, komunikasi bisa lebih rapi, minim noise, dan workflow akan berjalan lancar.

Komunikasi mikro di tempat kerja sejatinya bukan tentang seberapa banyak kamu berbicara, tapi tentang menyampaikan pesan dengan singkat tapi jelas, dan relevan. Meskipun terlihat seperti hal yang sepele, kemampuan ini punya pengaruh besar dalam kelancaran kerja tim dan efektivitas proyek sehari-hari.

Buddies, tantangan micro-communication hanyalah salah satu dari banyak hal yang memengaruhi workflow. Jika kamu membutuhkan bantuan untuk menemukan elemen lain yang terlewat oleh tim internal? Tim BDD siap membantu dengan insight mendalam dan assessment yang tepat sasaran.Dengan layanan Professional Service, kami bisa meninjau kinerja tim secara menyeluruh, mengidentifikasi blind spot, dan menghadirkan solusi praktis untuk mendorong kemajuan bisnis serta performa perusahaan. Saatnya optimalkan workflow timmu bersama BDD!